PEC wird zur Pflicht

Die zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) ist für alle Einzel- und Kapitalgesellschaften gesetzlich verpflichtend. Sie soll den Einschreibebrief ersetzen und die öffentlichen und privaten Verwaltungen entlasten. In der Praxis gibt es aber noch einige Baustellen.

 

Es ist eine wahre Herkulesaufgabe, mit der Machete den Bürokratiedschungel zu lichten. Der italienische Gesetzgeber will dies schaffen, indem er das PEC-System vorantreibt und somit Kosten- und Zeitersparnisse bei den Verwaltungen erzielt. PEC bedeutet Posta Elettronica Certificata und ist eine zertifizierte E-Mail-Adresse. Der wesentliche Unterschied gegenüber einer herkömmlichen E-Mail-Adresse: eine PEC-Adresse bietet dem Absender die rechtsverbindliche Sicherheit, dass seine Mitteilung dem Empfänger zugestellt wurde.

 

Die zertifizierte E-Mail erreicht somit den gleichen rechtlichen Stellenwert eines Einschreibebriefes mit Rückantwort (raccomandata con ricevuta di ritorno). Egal ob Schriftverkehr mit öffentlichen Ämtern, Ausschreibungen oder Einladungen zu Vollversammlungen – was Unternehmer früher per Einschreibebrief erledigten, können sie in Zukunft mit einer PEC-Mail durchführen. Der Vorteil: Das Versenden einer PEC-Mail geschieht einfach und schnell per Mausklick und ist stempel- und gebührenfrei. Voraussetzung ist allerdings, dass sowohl der Sender als auch der Empfänger der Nachricht ein zertifiziertes Postfach hat.

 

Wer braucht eine PEC-Adresse? Am 29. November 2011 läuft die Frist für alle bestehenden Personen- und Kapitalgesellschaften (z. B. OHG, KG, Gmbh) ab. Sie müssen sich eine PEC-Adresse zulegen und diese dem Handelsregister auf telematischem Weg mitteilen; die Meldung ist gebührenfrei.

Freiberufler mit eigener Kammer (z.B. Architekten, Rechtsanwälte, Wirtschafts- und Steuerberater) und neu gegründete Gesellschaften müssen das PEC-System laut Gesetz bereits seit dem Jahr 2009 verwenden.

Einzelfirmen und private Bürger sind von der PEC-Pflicht nicht betroffen. Sie können allerdings eine zertifizierte E-Mail beantragen, wenn sie sich das Versenden des Einschreibebriefs ersparen wollen.

Private IT-Unternehmen, die Raiffeisenkasse und die jeweiligen Berufskammern und -verbände wie der LVH bieten die Erstellung und Wartung der zertifizierten E-Mail an. Die Wartung des PEC-Kontos kostet jährlich ca. 10 Euro. „Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt es sich, nicht für jeden Mitarbeiter eine eigene PEC-Adresse zu erstellen“, rät Markus Rabanser, Geschäftsführer von der IT-Firma Internet-Service in St. Ulrich. Ein einziges PEC-Postfach speziell für die rechtlich bindende Kommunikation mit öffentlichen Behörden und anderen PEC-Nutzern reicht im Normalfall völlig aus. 

 

In der Praxis Probleme. Wie hat sich PEC bisher in der Arbeitswelt bewährt? Markus Rabanser stellt nüchtern fest: „Wir haben zwar etliche PEC-Adressen vermittelt, aber die Firmen verwenden sie im Arbeitsalltag kaum.“ Viele Unternehmer sind mit dem PEC-Konto einfach nicht so gut vertraut und greifen aufgrund der Macht der Gewohnheit auf den Einschreibebrief zurück.

In dieselbe Kerbe schlägt Roland Pircher, Geschäftsführer von der Webagentur Piloly in Schlanders: „Das PEC-System hat sich noch nicht durchgesetzt, lediglich Wirtschafts- und Steuerberater benutzen die zertifizierte E-Mail recht häufig.“ Der Haken an der Sache ist, dass sowohl der Sender als auch der Empfänger ein PEC-Konto brauchen – erst dann gilt die Nachricht als rechtsgültige, zertifizierte E-Mail.

Auch die Benutzerfreundlichkeit des PEC-Systems ist noch ausbaufähig. Eine PEC-Adresse kann nicht in eine bestehende E-Mail-Adresse integriert werden. Sie muss eigens erstellt und verwaltet werden. Wer eine PEC-Nachricht verschickt, darf sich nicht verwirren lassen: Das System informiert den Sender, dass die Nachricht verschickt wurde, beim Empfänger angekommen ist und von ihm gelesen wurde. Diese vielen Statusmeldungen empfinden die meisten Benutzer als störend.

 

PEC-Adressen finden. Damit ein Unternehmer eine zertifizierte Nachricht verschicken kann, muss er selbstverständlich die genaue Adresse des Empfängers wissen und diese auch nachschlagen können. Die PEC-Adressen der öffentlichen Verwaltung sind unter dem Verzeichnis www.paginepecpa.gov.it abrufbar. Um die zertifizierten E-Mail-Adressen der Gesellschaften abfragen zu können, stellen die Handelskammern eine eigene Software zur Verfügung

„Die einzelnen PEC-Adressen der im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften können online italienweit kostenlos konsultiert werden“, erklärt Martin Ferrari, seines Zeichens Handelsregisterführer in Bozen. Der Benutzer muss lediglich die Internetseite www.registroimprese.it aufrufen und dort im Suchfeld die Bezeichnung des betreffenden Unternehmens eingeben. Dann erfährt der Benutzer neben ein paar Eckdaten zum Unternehmen auch die zugehörige PEC-Adresse. Für Freiberufler existiert kein Verzeichnis mit PEC-Adressen, diese muss der Benutzer selbst „recherchieren“.

 

Einschreibebrief ade? Wenn ab Ende November 2011 alle Gesellschaften dazu verpflichtet sind, eine zertifizierte E-Mail zu besitzen, wird sich PEC allmählich etablieren. Ob der klassische Einschreibebrief dann völlig von der Bildfläche verschwinden wird? Roland Pircher von der Webagentur Piloly rechnet damit, dass es noch zwei bis drei Jahre dauern wird, bis die Unternehmen PEC flächendeckend nutzen. Schließlich müssen die PEC-Adressen erst in allen Datenbanken erfasst werden.

Alexander Egger, Geschäftsführer vom IT-Unternehmen Magnus in Mühlbach, glaubt, dass es auch in Zukunft Kunden geben wird, die mit dem Einschreibebrief besser zurecht kommen. „Das Faxgerät wurde durch die E-Mail auch nicht überflüssig, deshalb sehe ich die PEC-Adresse als eine Ergänzung zum Einschreibebrief“, so Egger. Einiges spricht aber auch dafür, dass sich die zertifizierte E-Mail als effizientes Instrument durchsetzt. Das PEC-System kommt beispielsweise bei der Übermittlung von Krankenbescheinigungen bereits massiv zum Einsatz. Die Arbeitgeber müssen ihre PEC-Adresse dem Sozialversicherungsträger Inps melden, um die Krankenbescheinigungen ihrer Angestellten per PEC-Mail zu bekommen oder sie beantragen einen Pin-Code, um die Krankenbescheinigungen direkt vom Inps-Portal herunterzuladen.

 

Oliver Kainz

(Erschienen im Südtirol Panorama Oktober 2011)